Rut; izlenecek yol, güzergah demektir. Dolayısı ile rut planı da, izlececek yol, ya da güzergah anlamına geliyor. Bu çok genel anlamda bir tariftir. Rut planları genellikle satış ekipleri için gerekli bir plandır. Müşteri tipleri belirtilmek isteniyorsa (bakkal, market, okul kantini vb.gibi) sembolleride belirtilir ve bir sıra nosu verilir. Ayrıca MÜŞTERİ BİLGİ FORMU na da müşteri bilgileri (kaşesi) alınarak, haritadaki aynı sıra numarası verilir. Bu çalışma, imar planında yer alan tüm bölgenin cadde ve sokaklarının dolaşılması bitinceye kadar devam eder. Belediyelerden harita bulunamaması durumunda, ,tfaiyeden, suculardan yada tüpçülerden harita bulmayı denemelisiniz. Hiç birinde bulamazsanız bölgenin krokisini çizmelisiniz. Bu durum daha çok küçük ilçelerde olabilmektedir. Ayrıca dolaşırken, aynı sokaktan bir daha geçmemek için, işinizi bitirdiğiniz cadde veya sokağı fosfurlu kalemle çiziniz. Bu işlem aynı yerden bir kaç kez geçmenizi ve zaman kaybını önleyecektir. Bu çalışma sonucunda hedef müşterilerinizin hepsini haritaya işlediniz ve tüm müşterilerinizi kayıt altına almış oldunuz. Daha sonra evde ya da ofiste, sahada kullandığınız imar planını önünüze koyarak planı incelemelisiniz. Burada dikkat edilecek husular şunlardır:
- Satmayı planladığınız ürünü sıcak satışla mı, yoksa soğuk satışla mı satacaksınız? Buna harita üzerinde çalışırken karar vermelisiniz. Şehrin en merkezi yerine sıcak satışla hizmet vermek zordur. Ayrıca uzak ilçelerede de sıcak satış maliyetli olabilir. Kaliteli ziyaret için, günlük ziyaret yapılacak nokta sayısını sıcak satışta maksimum 20 – 22, soğuk satışta 37- 40 müşteri olarak belirlemelisiniz.
- Diyelimki sıcak satış yapacaksınız. Bunun için sahada üzerinde çalışma yaptığınız imar planı üzerinde en uç noktadan başlayarak, 20 22 müşteriyi sayınız. Ancak burada dikkat edilmesi gereken en önemli faktör müşteri sırasını, tarfik izine göre oluşturmanızdır. Ayrıca son müşteriyi ana artellerde ya da sokak başlarında bitiriniz.ki rutun başlangıcı ve bitimi kolay tarif edilebilsin. Bu durumda günlük ziyaret edilecek müşteri sayısı, tam 20 çıkmaya- bilir. Duruma göre 19 – 22 müşteri arasında biterebirsiniz. Soğuk satış yapacaksanız, sayısına göre aynı işlemi yapınız.
- Sahada çalıştığınız imar planı üzerinde yaptığınız bu ön çalışma sonrası belirlediğiniz 19 – 22 arasındaki müşterilerin bilgilerini 2. imar planı kopyasına temiz olarak işleyiniz. Bu müşterilerin kapladığı alanı renkli bir kuru boya kalem ile boyayınız. Aynı şekilde, sahada doldurduğunuz Müşteri bilgi formundan belirlediğiniz bu müşterilerin bilgilerini, temiz bir müşteri bilgi formuna yazınız. Bu işlemi kalan bölgeler için aynı sayılarda müşterileri işaretleyerek hepsi için harita bitinceye kadar tekrar ediniz. Haritada bu işlem bitince bölgedeki tüm rutlar haritada ayrı bir renkle bir bütün halinde ortaya çıkacaktır.
- Sonra temize çektiğiniz imar planının üzerindeki o bölümün 3.imar planı kopyasından ilgili bölümü müşteriler işaretlenmemiş şekilde A4 olarak fotokopisini alınız. Fotokopi çekerken işaretlediğiniz 22 müşterinin kapladığı alanın yoğunluğuna göre küçültme ya da büyültme yaptırınız. Kenar mahallelerde 22 noktanın kapladığı alan, planda büyük bir parçayı kapsarken, merkezi yerlerde çok sıkışık olabilmektedir.
- 3.imar planı kopyasından çektirdiğiniz A4 fotokopiye renkli kalemlerle müşterilerin yerlerini, sıra nolarını ve varsa sembollerini işaretleyiniz. Temize çektiğiniz müşteri bilgi formu ile, A4 fotokopi haritayı aynı poşet dosyaya önlü, arkalı koyunuz. ve klasöre takınız. 4. kopya imar planının herhangi bir yanlışlığa karşı elimizde durması önemlidir. Lazım olabilir.
- Tüm bölgeyi ardı ardına A4 kağıtına işleyerek temize çektiniz ve bölgeyi tamamladınız. Klasörünüzde rutlar haritaları ile ve bilgileri ile birlikte hazır vaziyette. Baktınız ki 880 sıcak satış noktası ile 480 soğuk satış noktası çıktı. Yani toplam 1360 noktadan oluşan bir bölge var. Buna göre sıcak satış için 880/20= 42 rut çıkması gerekir. Soğuk satış için ise 480/40=12 rut çıkması gerekir. Bu durumda bütün müşterilere haftalık ziyaret frekansı uygulanacaksa 42/6 (haftadaki iş günü sayısı)= 7 sıcak satış elemanı, 12/6 (haftadaki iş günü sayısı)= 2 soğuk satış elemanı olmak üzere toplam 9 satış elemanına, 7 sıcak satış aracına ve 2 adet binek soğuk satış aracı ile 1 dağıtım aracına ihtiyaç olduğu ortaya çıkacaktır.
- Eleman ve dolayısıyla araç sayıları, ziyaret frekansı sayısına göre artış ve azalış gösterebilir. Burada sadece örnekleme yapılmıştır.
Bu çalışmadan yola çıkarak elde edeceğimiz verilerle, satacağınız bu ürünleri kimlere, ne zaman, hangi sıklıkta satacağınızı, bu işler için hangi pozisyonda kaç personele ve araca ihtiyacınız olduğunu öğrenmiş olacaksınız. Ayrıca pazardaki hedef müşterilerinizin sınıflandırılması ile pazarın büyüklüğünü kestirebileceksiniz. İşletmenize hedef koyabilecek, muhtemel satış miktarınızı (ciro, tonaj, adet, çift, metre, litre vb.), karlılık için neler yapabileceğinizi, yapacağınız yatırımın ne kadar sürede size döneceğini tahmin edebilecek ve bu işin yatırım yapıp yapmama konusunda karar verebileceksiniz. Satış ölçülebilir ve denetlenebilir olmalıdır. Rut planıda bunun en önemli parçasırıdır.